CalmaLab

post-header

Realmente, hay correos que nada más abrirlos provocan espanto. Quizás sea uno de los problemas que resolverá la AI, aunque lo dudo. La extensión de los correos tiene mucho más que ver con el deseo de decir muchas cosas en el lugar equivocado, que con las carencias personales al momento de redactar. Mientras tanto, te garantizo que siguiendo estos simples pasos darás un gran salto de calidad y empezarás a mejorar la redacción de tus correos.

1. Regla del 1-3-5. Nunca te pases de una idea por párrafo. Cuécete el cerebro, pero sólo una. Tres párrafos por email, no más. Cinco líneas por párrafo. Es el tope. Con líneas de unos 60 caracteres contando espacios.

2. Precisión. Ve al grano. No te extiendas. El mail no es el lugar para hacerlo. Escribe de forma directa. No eres poeta (al menos no en el trabajo). Quita las florituras. Y pregúntate:

  • ¿Es necesario presentarse y presentar a tu empresa? ¿No alcanza con la firma?
  • ¿Vas a contar tu historia personal? ¿De verdad? ¿Te crees Bisbal?
  • ¿Hablarás de todas las características de un producto que tiene ya su ficha técnica?
Foto de Judit Peter

3. Piensa primero, escribe después. Nada más sano que elaborar primero tu idea en un borrador y ordenar tu argumentación. Después, sólo debes escribir lo que ya tienes claro. De esa forma evitarás armar una base compleja y oscura que luego resulta muy difícil limpiar. Recuerda: demoras mucho más tiempo en corregir un mal texto que en pensar primero y escribir después (lo sé por experiencia).

4. No repitas palabras. Es cansador. Tienes que utilizar sinónimos. Por ejemplo, si ya has usado “tener que” y tienes que escribir: “hoy tiene que jugar al tenis”, puedes reemplazarlo por “hoy juega al tenis” o por “hoy debe jugar al tenis”. No tienes que repetir. ¿Lo ves?

5. El odio es un pésimo trabajador. Deberías refrenarte antes de hacer cualquier cosa con odio y, mucho más, relacionarte con la persona objeto de tu enfado. Eso incluye enviarle un correo electrónico. Todos tenemos compañeros de fácil enfurecer que descargan su ira dándole al teclado como Chopín al piano. Esto es toda una garantía de que la cosa se va a poner peor. Si sientes cólera, enojo, furia, no escribas otro kilométrico email de trabajo. Vete a correr.

6. Sé amable. A muchos les parecerá obvio, sin embargo, es sorprendente cuántas veces recibimos correos sin un saludo. Puede que ese email sea el único contacto que tendrás con tu interlocutor. Por tanto, dale el lugar que merece. Un «hola, Clara/Juan, cómo estás» o «estimado/a Juan/Clara» al principio es elemental. «Saludos cordiales» o «Que pases buen día», suelen ser buenos detalles de cierre. Recuerda: no pongas tu “cordial saludo” como parte de la firma automática. Luego cambia el formato al enviar el email y se nota la diferencia. Eso no es productividad.

7. Apóyate en las listas. Sobre todo cuando vas a:

  • dar muchos detalles
  • contar más de tres ideas en un mail
  • mencionar las partes de un asunto
  • nombrar a los participantes de un proyecto

La lista acorta la información porque te obliga a resumir. Y el que lee pasa siempre por cada uno de los puntos, a diferencia de lo que ocurre con los párrafos.

8. La regla de oro al escribir. Revisa y recorta, revisa y recorta, revisa y recorta. Tres veces. Quita todo lo superfluo, quédate con la esencia. Quita lo repetido. Quita lo que pueda generar dudas. Quita lo que no te han pedido. Revisa y recorta. Recuerda: a veces, repetir palabras ayuda a memorizar una regla importante.

En resumen, al menos el 98% de tus emails pueden escribirse siguiendo estas reglas. Y el método tiene muchas ventajas:

  • Aprenderás a pensar más claramente.
  • Ayudarás a tu interlocutor a no perder tiempo con parrafadas.
  • Serás más eficiente con tu propio tiempo.
  • Tendrás más oportunidades de conseguir tu objetivo.

En cuanto al 2% de los emails que crees que no se ajustan a esta metodología y merecen un desarrollo más extenso… intenta que encajen y mejora la redacción de tus correos.

Anterior
Siguiente
Otros Posts